Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, Presidencia de la Nación.

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Trámites de Autorización

Autorización de empleo de medios mecánicos u otros para llevar libros de comercio (artículo 61, Ley Nº 19.550)



Autorización del art. 61 Ley 19.550

Aplicable a sociedades comerciales, sociedades extranjeras, asociaciones civiles y fundaciones.

Las entidades que soliciten autorización en los términos del art. 61 LGS y 328 de la  RG 7/15 de este organismo, deberán presentar la siguiente documentación:

1. Formulario. Se obtiene desde esta página web, ingresando en "Formularios" y seleccionando el trámite "Autorización de empleo de Medios Mecánicos". Dicho formulario deberá estar firmado por el representante legal inscripto, apoderado con facultades suficientes (acreditando vigencia del mismo) o profesional dictaminante.

2. Primer testimonio de escritura pública o instrumento privado original con los recaudos del artículo 37, incisos 1 y 2 de la RG (IGJ) N° 7/15, conteniendo la transcripción de la resolución del órgano de administración de la sociedad, por la que se solicita la autorización en los términos del Art. 61 de la Ley 19.550. La resolución del órgano de administración deberá contener:
a- En el caso de sustitución de libros rubricados, la denominación exacta de los libros rubricados que se reemplazan y de los registros que se solicitan;
b- En el caso de sustitución de autorizaciones previamente emitidas por este organismo de acuerdo a las disposiciones del artículo 61 de la Ley N° 19.550: número de autorización que se reemplaza y registros por los que se efectúa la presentación. En caso de tratarse de una sustitución parcial, se indicarán los registros que continúan manteniéndose mediante la autorización ya emitida;
c- El sistema de archivo a utilizar (medios ópticos, mecánicos u otros);
d- La declaración expresa si el sistema y registros por los que se solicita autorización, han sido utilizados previo a la intervención del organismo, indicando en su caso fecha de comienzo de utilización;
e- Si se solicita la autorización de sistema en compact disc, otros discos ópticos y microfilmes, ya sean microfichas o rollos, deberá contener expresamente el compromiso de preservar la posibilidad de lectura de los medios de registración y/o extender en listados de papel los registros, durante el período en que la ley determina obligatoria su exigibilidad;
f- En caso de tercerización de archivo de documentación física y/o informática, deberá contener la denominación del tercero proveedor del servicio, radicación de los archivos y/o medio de procesamiento, vigencia del contrato y las políticas de seguridad en la información implementadas.
g- Si el sistema de registración contable solicitado fuera de propio desarrollo, deberá surgir claramente la descripción del sistema, sus funciones, interfaces con las que opera y diagrama de módulos de conformidad con los requisitos dispuestos en el artículo 326 de la RG (IGJ) N° 7/15, de modo tal que permitan la verificación prevista por el artículo 335 de la RG (IGJ) 7/15.

3. Las siguientes piezas firmadas por el representante legal o apoderado con facultades suficientes y por contador público independiente con su firma legalizada por la entidad que detenta la superintendencia de su matrícula, conteniendo:
a- La exposición amplia y precisa del sistema de registración contable a utilizar, indicando los propósitos de la modificación propuesta; si se trata de la modificación o sustitución de un sistema anterior, deberán explicarse los motivos y las diferencias con el mismo. Debe incluirse la denominación exacta de los registros que se llevarán mediante el sistema y la de los libros que se reemplazan.
b- Flujograma exponiendo el circuito administrativo-contable completo. Deben surgir claramente los datos que ingresan a partir de la documentación contable (facturas de compras, ventas, ingresos, egresos, etc.), su procesamiento y la salida que genera, la cual será coincidente con todos los registros contables de la sociedad. De existir interfaces, conexiones remotas u otras similares deberá exponerse en el diagrama.
c- Demostración técnica del grado de inalterabilidad de las registraciones a efectuar mediante el sistema propuesto; indicando software y hardware a utilizar, política de contraseñas, conexiones remotas, interfaces, etc.
d- Metodología de generación de CD o DVD y metodología de archivo de documentación respaldatoria y de los soportes. En el caso de microfilms, CD o DVD se requiere archivo ignífugo.
e- El sistema y periodicidad en la numeración de los registros.
f- Estado de actualización de todos los registros, contables y legales autorizados a la fecha de la presentación, indicando sus datos y fecha de rúbrica o autorización y la fecha y folio de la última registración practicada. Dicho estado de actualización se presentará con un atraso que no supere los treinta (30) días.
g- Modelos de los listados en blanco por duplicado y uno ejemplificativo conteniendo: denominación social y domicilio legal inscripto, denominación del registro o listado, ambos configurados con fecha y número de página sin determinar.
h- Plan de cuentas incluyendo denominación y domicilio social inscripto.

4. Dictamen de precalificación de contador público, en el cual se verificará:
a. La situación de la sociedad en relación a todos los supuestos de los art. 94 y 299 de la Ley N° 19.550, así como el cumplimiento detallado de los artículos 326, 333, 334 y 335 (según corresponda) de la RG (IGJ) N° 7/15, quórum y mayorías de la reunión del órgano de administración.
b. En el caso de sustitución de libros llevados bajo la modalidad de rúbrica y considerando las disposiciones del artículo 332 de la RG (IGJ) N° 7/15, informará si se ha previsto la solicitud de los libros necesarios para efectuar la discontinuación inmediata una vez emitida la autorización por parte de este organismo, manteniendo la contabilidad actualizada a esa fecha.
c. Radicación del archivo de la documentación respaldatoria y de los soportes.

Situaciones especiales

1. Si el sistema de registración contable centraliza sus operaciones en el libro diario para asentar la totalidad de las operaciones de la sociedad, transacción por transacción, se deberá expresar tal situación en la resolución del órgano de administración requerida en el artículo 328 RG (IGJ) N° 7/15.

2. En caso de solicitar a fines fiscales los registros o listados IVA COMPRAS O IVA VENTAS, se deberá expresar tal situación en la resolución del órgano de administración requerida en el artículo 328 RG (IGJ) N° 7/15.

3. Las sociedades que requieran incluir en un solo registro la totalidad de sus sucursales, puntos de venta o ramos, deberán consignar los datos identificatorios (incluyendo domicilios, en caso de corresponder) a continuación del encabezado principal del soporte o listado.

4. En el caso de solicitudes presentadas para Fondos Comunes de Inversión, se ingresará un trámite por cada fondo, acompañando las resoluciones emitidas por la Comisión Nacional de Valores que acredita la administración y autoriza el funcionamiento de los mismos.

5. Las sociedades que ingresen bajo el ámbito de fiscalización de esta Inspección General de Justicia y que posean autorizaciones para el empleo de ordenadores, medios mecánicos, magnéticos u otros prevista por el artículo 61 de la Ley Nº 19.550 emitidas por sus anteriores autoridades de control, deberán adecuar su autorización ante este organismo conforme lo requerido en las normas de la IGJ. A tales efectos, deberá incluir en la resolución del órgano de administración requerida por el artículo 328 de la RG (IGJ) N° 07/15, el detalle de las autorizaciones y registros aprobados por el organismo emisor de acuerdo a las disposiciones del artículo 61 de la Ley N° 19.550, conjuntamente con los restantes requisitos establecidos en las normas de la IGJ.

6. Las actualizaciones o implementación de aplicativos al sistema oportunamente aprobado por este organismo no darán lugar a la solicitud de nueva autorización, salvo que las mismas modifiquen el flujograma administrativo contable y las medidas implementadas en las políticas de seguridad de la información descriptas al momento de solicitar la autorización emitida en los términos del artículo 61 de la Ley N° 19.550.

Autorización del art. 61 Ley 19.550 por cambio de denominación o sede social

Cuando la sociedad inscriba cambió la denominación o sede social sin modificar el sistema y modelos previamente aprobados por este organismo, deberá ingresar los siguientes elementos.

1. Formulario. Se obtiene desde esta página web, ingresando en "Formularios" y seleccionando el trámite "Autorización de empleo de Medios Mecánicos". Dicho formulario deberá estar firmado por el representante legal inscripto, apoderado con facultades suficientes (acreditando vigencia del mismo) o profesional dictaminante.

2. Primer testimonio de escritura pública o instrumento privado original con los recaudos del artículo 37, incisos 1 y 2 de la RG (IGJ) N° 7/15, conteniendo la transcripción de la resolución del órgano de administración de la sociedad, solicitando la adecuación por el motivo que corresponda, dejando expresa constancia de que el sistema no ha sido modificado.

3. Copia certificada por el dictaminante o escribano público, del libro Inventario y Balances donde se ha transcripto la descripción completa del sistema autorizado por este organismo, la autorización, plan de cuentas y modelos aprobados.

4. Estados de Libros actualizado de acuerdo a lo dispuesto en el apartado 2. e. del artículo 328 de la RG (IGJ) N° 7/15.

5. Modelos en blanco por duplicado y ejemplificativo, firmados por el profesional dictaminante y representante legal en el que conste la nueva denominación y/o sede social, con los recaudos dispuestos por apartado 2. f. del artículo 328 de la RG (IGJ) N° 7/15.

6. Dictamen profesional con los recaudos dispuestos en apartado 3 del artículo 328 de la RG (IGJ) N° 7/15.

Solicitud de baja de autorización del art. 61 Ley 19.550

En las solicitudes de baja de autorizaciones emitidas por este organismo en los términos del artículo 61 de la Ley N° 19.550, se acompañará:

1. Primer testimonio de escritura pública o instrumento privado original con los recaudos del artículo 37, incisos 1 y 2 de la RG (IGJ) N° 07/15, conteniendo la transcripción de la resolución del órgano de administración de la sociedad, solicitando la baja de la autorización obtenida.

2. Copia certificada por el dictaminante o escribano público, de la autorización oportunamente emitida por este organismo.

3. Estados de Libros actualizado de acuerdo a lo dispuesto en el apartado 2. e. del artículo 328 de la RG (IGJ) N° 07/15.

4. Dictamen profesional con los recaudos dispuestos en apartado 3 del artículo 328 de la RG (IGJ) N° 07/15. 

 

Aplicable a todos los sistemas de registración contable:

El artículo 325 del Código Civil y Comercial de la Nación establece que todos los libros enumerados en el artículo 322 del mismo deben permanecer en el domicilio del titular.

El artículo 325 de la Resolución General IGJ 7/15 establece que a los fines de lo dispuesto en el Código Civil y Comercial de la Nación, los registros y libros contables deben permanecer en la sede social inscripta.

 

 

 

 


Norma referida en este trámite

Resolución General I.G.J. N° 07/05



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